EDIT: Podio-Imple­men­tierun­gen von FF ab jet­zt über die reg.io UG, nicht mehr als agroblog­ger. Hier ist die Land­ing-Page mit allen Infor­ma­tio­nen: Podio-Lösun­gen von reg.io

Vor lauter Unternehmen­sauf­bau bei reg.io (siehe etwa unseren Online-Shop unter gutesvonhier.de und die in den let­zten Wochen und Monat­en dort eingestell­ten neuen Pro­duk­te; die reg.io-Seite ist von vor meinem Ein­stieg und wird dem­nächst dann auch mal run­derneuert live gehen) habe ich diesen Blog hier arg ver­nach­läs­sigt. Dabei ist viel, viel Zeit in ein The­ma geflossen, das hier­her gehört, näm­lich die Online-Kol­lab­o­ra­tionsplat­tform Podio. Man kann sich wohl denken, daß ein Podio Part­ner wie agroblog­ger die eige­nen unternehmerischen Aktiv­itäten unter inten­siv­er Nutzung dieses her­vor­ra­gen­den Werkzeugs betreibt!

Was ich hier vorstellen möchte, ist ein Raum für den RehaVere­in Ulm, eine soziale Ein­rich­tung für psy­chisch kranke Men­schen, die, wie viele ähn­liche Organ­i­sa­tio­nen, Dien­stleis­tun­gen im Bere­ich Kon­fek­tion­ierung, Ver­pack­ung, Ver­sand anbi­etet. Für reg.io packt und ver­schickt der RehaVere­in die SIEBEN SCHWABEN Region Alb-Donau-Riß, eine Serie von Geschenkkar­tons mit regionalen Spitzen­pro­duk­ten. Anders als bei vie­len anderen Aufträ­gen kom­men hier kon­tinuier­lich Bestel­lun­gen here­in, so daß das Bedürf­nis nach einem regel­recht­en Waren­wirtschaftssys­tem aufkam.

Auftragserfassung

Zunächst ist nicht jede Bestel­lung, die bei uns im Online-Shop ankommt, ein­er der Kar­tons, die vom RehaVere­in gepackt wer­den (es gibt auch Kar­tons für andere Regio­nen, im Moment Neckar-Alb und Bran­den­burg), und wir erhal­ten auch Bestel­lun­gen per Tele­fon, Mail und so weit­er. Es ist also nicht mit einem Zugang zum Online-Shop getan. In der Aufträge-App wer­den von uns manuell alle Pack- und Ver­san­daufträge angelegt.

Aufträge als Liste

Es gibt Textfelder für eine Bestell­num­mer und für eine Liefer­adresse. Kun­den, die häu­figer beliefert wer­den, sind in der “Großkunden”-App erfaßt, die von einem Feld in der Aufträge-App ref­eren­ziert wer­den kann — dies hat den Vorteil, daß man nach diesen Kun­den fil­tern kann und eine Liefer­an­schrift nur ein­mal zu erfassen braucht. Es kön­nen bis zu drei ver­schieden Geschenkbox­en in ein­er Bestel­lung erfaßt wer­den (was sich leicht erweit­ern ließe, soll­ten Bestel­lun­gen mit mehr als drei ver­schiede­nen Pro­duk­ten häu­figer vorkom­men). Die Box­en, in der “Boxen”-App angelegt, sind ref­eren­ziert und kön­nen per Drop­down aus­gewählt wer­den. Man muß dann nur noch die Anzahl der jew­eils zu ver­schick­enden Box­en eingeben, spe­ich­ern, fer­tig.

Die Aufträge haben einen Sta­tus, der die Werte “Ein­gang”, “als näch­stes”, “pack­en”, “fer­tig zum Ver­sand” und “versendet” annehmen kann. Mit der Podio-Kar­te­nan­sicht läßt sich so eine pri­ma Kan­ban-Tafel (oder neudeutsch Board) bew­erk­stel­li­gen:

Aufträge Board

Die Aufträge kön­nen wie Post-It-Zettel auf einem White­board von links nach rechts geschoben wer­den, um so den Arbeits­fluß zu organ­isieren.

Lose

Nun wird natür­lich nicht erst dann pro­duziert, wenn ein Auf­trag einge­ht, son­dern immer eine arbeitswirtschaftlich sin­nvolle Menge gle­ich­er Kar­tons auf ein­mal im vor hinein. Diese nen­nt man Charge oder Los. Ein Los in der Lose-App kann immer nur einen Kar­ton betr­e­f­fen. Z.B. im Bild in der ersten Zeile 3 Exem­plare der SECHS SCHWABEN 0%, Sta­tus “in Arbeit”. Podio erzeugt eine “Unique Num­ber”, wenn man hier einen Ein­trag anlegt, d.h. sorgt dafür, daß jedes Los ein für alle mal gekennze­ich­net ist. Die Los­num­mer kann man dann auf die Kar­tons stem­peln und so die Rück­ver­fol­gbarkeit gewährleis­ten.

Lose

So, das waren die bei­den Apps, mit denen die Arbeit organ­isiert wird. Jet­zt muß daraus noch ein Waren­wirtschaftssys­tem wer­den, das es vor allen Din­gen ermöglicht zu erken­nen, ob ein Artikel, Etikett oder Ver­pack­ungs­ma­te­r­i­al nachbestellt wer­den muß.

 Boxen

Dazu muß zunächst Podio mit­geteilt bekom­men, was zur Pro­duk­tion eines Kar­tons alles benötigt wird. Dies leis­tet die Box­en-App. Hier gibt es für jede Box einen Ein­trag, der zur unten näher beschriebe­nen Bestände-App, in der alle Artikel, Etiket­ten, Anleitun­gen, Kar­tons etc. angelegt sind, ref­eren­ziert und so mit den Bestandteilen der Box “bevölk­ert” wird. In der Box­en-App wer­den die beauf­tragten (Aufträge-App) und die pro­duzierten (Lose-App) Box­en auf­saldiert und dann die Salden voneinan­der abge­zo­gen, um so die Zahl der Box­en auf Lager zu ermit­teln.

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Anlieferungen

Jet­zt fehlt nur noch ein Schritt, bevor die Bestände errech­net wer­den kön­nen: der Warenein­gang muß erfaßt wer­den (der Ware­naus­gang ist ja durch die Box­en in der Aufträge-App erfaßt). Dies passiert in der Anliefer­un­gen-App. Hier wird pro Ein­trag ein­mal zur Bestände-App ref­eren­ziert und so der angelieferte Artikel auswählbar gemacht. Die Stück­zahl der Anliefer­ung eingeben, spe­ich­ern, fer­tig.

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Der Wert “Anliefer­ung” wird automa­tisch aus­gewählt, es muß schnell und ein­fach gehen bei der Ware­nan­nahme. Mehr Zeit hat man bei der Inven­tur oder ein­er Kor­rek­tur­buchung, wofür es eigene Kat­e­gorien gibt.

Bestände

Die Apps Aufträge, Lose und Anliefer­un­gen sind die Orte, an denen im laufend­en Betrieb Eingaben gemacht wer­den. Die Box­en-App dient nur zur Ref­eren­zierung und Kalku­la­tion, und das­selbe trifft auch für die Bestände-App zu. Neue Ein­tra­gun­gen muß man hier nur machen, wenn eine neue Box eingepflegt wird; anson­sten wer­den nur Werte abge­le­sen und im Hin­ter­grund gerech­net.

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Die Tabelle lis­tet auf, wie viel Stück von einem Artikel oder Mate­r­i­al ins­ge­samt angeliefert wur­den (dazu wird auf die Box­en-App zuge­grif­f­en, denn es sind ja nur bes­timmte Artikel und Mate­ri­alien in einem Kar­ton drin), und wie viel Stück davon bere­its ver­packt wur­den. Die Dif­ferenz daraus ist der Bestand. Falls dies nicht der Fall sein sollte: Kor­rek­tur­buchung in der Anliefer­un­gen-App.

Auf der Start­seite des Raums gibt’s dann noch einen Report, der alle Artikel und Mate­ri­alien mit einem Bestand von unter 50 Stück auflis­tet sowie einen Report über offene Aufträge.

Fehlt noch eine wesentliche Funk­tion eines ein­fachen Waren­wirtschaftssys­tems? Jet­zt müßte Podio für den RehaVere­in nur noch automa­tisch bestellen… was sich auch mit Podio-Bor­d­mit­teln hin­bekom­men ließe (der Reha­Raum läuft bis hier­her ohne API und PHP-Code!), aber dazu soll­ten die Liefer­an­ten am besten auch auf Podio gez­er­rt wer­den.